Microsoft je razvio Office paket s različitim aplikacijama usmjerenim na svakodnevni rad svakog korisnika, pa stoga svaka ima poseban dizajn, pa je za korisnike koji rukuju velikom količinom podataka idealno rješenje za one koji moraju izvesti PowerPoint prezentacije je vaš saveznik baš kao i Word za sve teme datoteka.
Jedna od aplikacija koja je dio Office paketa, ali nije zadano instalirana, je SharePoint, koji možemo dobiti putem različitih planova plaćanja.
Što je SharePointSharePoint je osmišljen s korporativnim pristupom za izradu web stranica, implementacijom sustava SharePoint moći će se koristiti kao sigurno i središnje mjesto na kojem možemo pohraniti, organizirati ili dijeliti informacije koristeći različite uređaje za pristup informacijama putem weba preglednika kao što su Microsoft Edge, Chrome ili Firefox.
Zadaci u sustavu SharePointNeki od zadataka koje možemo izvesti u sustavu SharePoint su:
- Prenesite datoteke u SharePoint biblioteku dokumenata kako biste im pristupili s bilo kojeg mjesta ili s bilo kojeg uređaja.
- Radite s drugim korisnicima na istom dokumentu i istovremeno u stvarnom vremenu.
- Otvorite dokument u biblioteci dokumenata.
- Podijelite dokumente s više korisnika.
- Napravite web mjesto tima.
- Dijelite različite web stranice.
- Dodavanje popisa ili biblioteke na web mjesto vašeg tima i mnoge druge radnje.
- Jedan od najčešće izvršavanih zadataka u sustavu SharePoint je stvaranje tijeka rada.
Ovdje objašnjavamo korake za stvaranje tijekova rada unutar sustava SharePoint2021-2022 na mreži. Ostavljamo vam i ovaj video vodič kao dopunu za stvaranje tima ili stranice za komunikaciju u sustavu SharePoint Online.
1. Što je tijek rada u sustavu SharePoint Online
SharePoint tijekovi rada stvoreni su kako bi korisnicima dali mogućnost suradnje na dokumentima i odatle upravljali projektnim zadacima, što olakšava implementaciju određenih procesa u dokumentima, datotekama ili elementima SharePoint web stranice. Na taj način tijek rada djeluje kao skup automatiziranih zadataka dokumenata i stavki pomoću niza radnji ili zadataka koji su povezani s poslovnim procesom.
To je pak povezano s poslovnom logikom koja tvori skup uputa u kojima se daju naznake i kontroliraju sve radnje koje mogu utjecati na dokument ili element integriran u tijek rada. Tijek rada daje nam rješenja poput:
- Smanjenje troškova.
- Vremenska poboljšanja za usklađivanje poslovnih procesa.
- Pregledajte, uredite ili ponovno dodijelite zadatak tijeka rada jednom ili više korisnika.
Koristi se za SharePointSharePoint web mjesto sastoji se od različitih tijekova rada koji su osmišljeni da djeluju u više uobičajenih poslovnih scenarija:
- Prikupite povratne informacije: Ovim tijekom preusmjeravate dokument ili stavku na grupu ljudi kako biste ih pronašli i poslali njihove komentare.
- Odobrenje: Pomoću ovog tijeka dokument ili stavka stavljaju se na raspolaganje skupini ljudi na odobrenje.
- Prikupljanje potpisa: ovaj tijek usmjerava dokument sustava Microsoft Office do grupe ljudi radi prikupljanja njihovih digitalnih potpisa.
- Tri stanja: To je poseban tijek rada jer se može implementirati za administrativne procese u kojima je potrebno pratiti jedan ili više svezaka pitanja ili elemenata, na primjer, incidente tehničke pomoći, prodajne kampanje itd.
- Odobrenje za objavljivanje: To je identičan tok odobrenja, jer automatizira slanje sadržaja stručnim korisnicima na pregled i odobrenje.
SharePoint opcijeDostupnost toka povezana je s lokacijom web stranice, a ovisno o tome gdje se dodaje, neke su mogućnosti:
- Ako se tok doda vrsti vrste sadržaja popisa, taj će tok biti omogućen samo za stavke iste vrste sadržaja na pridruženom popisu ili knjižnici.
- Ako se tok doda izravno na popis ili knjižnicu, bit će dostupan samo za stavke na tom popisu ili u knjižnici u sustavu SharePoint
- Ako vrsti sadržaja web -lokacije dodamo tok, bit će dostupan samo svim elementima te vrste sadržaja na popisima i u knjižnicama u koje je dodana instanca s tim sadržajem.
- U slučaju da želimo da tijek rada bude dostupan na svim popisima ili u knjižnicama web stranice, moramo stvoriti tok web lokacije.
Kako stvoriti tijek rada u sustavu SharePointSada ćemo vidjeti kako stvoriti tijek rada u sustavu SharePoint.
Kada kreirate tijek rada u sustavu SharePoint, Microsoft Flow integriran je za konfiguriranje tijeka rada za popise i knjižnice na platformi SharePoint Online i OneDrive za tvrtke.
Microsoft Flow razvijen je za automatizaciju zadataka između sustava SharePoint i drugih sustava Office 365, kao i usluga trećih strana radi primanja obavijesti, sinkronizacije datoteka, prikupljanja podataka i drugih zadataka. SharePoint plan možete kupiti na sljedećoj poveznici. Tu odabiremo opciju koja najbolje odgovara našim potrebama.
2. Izradite tijek rada u sustavu SharePoint Online
Korak 1
Za početak ovog procesa otići ćemo na sljedeću vezu i unijeti vjerodajnice koje su stvorene pri kupnji SharePoint Online plana:
Korak 2
Vidjet ćemo sljedeće:
Korak 3
Tamo odabiremo "SharePoint" i bit ćemo preusmjereni na sljedeći prozor:
Korak 4
Tamo će biti potrebno stvoriti web mjesto kako bi se mogao primijeniti tijek rada, za to ćemo kliknuti gumb "Izradi web mjesto" i vidjet ćemo sljedeće:
POVEĆAJTE
Korak 5
Tamo definiramo vrstu web stranice za izradu, u ovom slučaju odabiremo "Grupiraj web lokaciju", a u sljedećem prozoru definiramo naziv i postavke privatnosti:
POVEĆAJTE
Korak 6
Pritisnite Dalje i bit će moguće dodati još vlasnika, kliknite Završi za stvaranje web stranice:
POVEĆAJTE
Korak 7
Zatim ćemo stvoriti novi popis, za to kliknemo na gumb Novo i tamo odaberemo Popis:
Korak 8
U sljedećem prozoru dodjeljujemo naziv i opis popisa:
Korak 9
Pritisnite Stvori da biste dovršili stvaranje našeg popisa i bit ćemo preusmjereni na ovaj prozor gdje ćemo vidjeti opcije stvorenog popisa:
POVEĆAJTE
Korak 10
Tamo, pri vrhu popisa ili biblioteke koju smo stvorili, moramo kliknuti na opciju „Tok“, a zatim na opciju „Izradi tok“:
Korak 11
Ako tamo kliknete, prikazat će se sljedeća bočna traka s raznim predlošcima za korištenje u tijeku koji će se stvoriti. Možemo kliknuti na redak "Vidi tokove" za pristup više opcija.
POVEĆAJTE
BilješkaMožemo odabrati predloške prilagođenih tijekova radnji koji se nalaze pri dnu popisa kako bismo stvorili tijek ispočetka i prema našim zahtjevima.
Korak 12
U ovom slučaju odabiremo predložak "Pošalji e -poštu" i bit ćemo preusmjereni na sljedeći prozor gdje ćemo vidjeti čarobnjaka Microsoft Flow:
Korak 13
Tamo kliknemo gumb "Uvod" da bismo prihvatili uvjete licenciranja i pristupili Microsoft Flowu.
BilješkaOffice 365 usluge, kao što su SharePoint i Outlook, automatski se brinu za stvaranje veza.
Korak 14
Vidjet ćemo sljedeće:
POVEĆAJTE
Korak 15
Na temelju odabranog tijeka prikazat će se opcije, kliknite gumb "Kreiraj tok" za početak procesa konfiguracije. Druga alternativa koju imamo je otići u odjeljak "Predlošci" i odatle pristupiti svim dostupnim opcijama:
POVEĆAJTE
Korak 16
Tamo možemo kliknuti na željeni predložak za tijek u sustavu SharePoint Online:
POVEĆAJTE
Korak 17
Nakon što se tijek rada stvori, možemo otići u odjeljak "Moji tokovi" da vidimo njegove pojedinosti:
POVEĆAJTE
Korak 18
U nekim predlošcima bit će potrebno primijeniti neku vrstu radnje na njih, na primjer, odabrali smo predložak „Pošalji mi moju lokaciju poštom“. Nakon što započnemo proces stvaranja toka, prvi korak koji treba poduzeti poznat je kao okidač, koji će odrediti način na koji se tok mora pokrenuti:
POVEĆAJTE
Korak 19
U tom slučaju unosimo e -poruku u polje "Pošalji poštu", a zatim kliknite na "Novi korak" i možemo definirati radnju koju treba provesti. Upamtite da će tijek rada ove radnje izvršiti automatski prema kriterijima koje navedemo.
POVEĆAJTE
Korak 20
Povoljna točka sustava SharePoint je da će biti moguće provjeriti integritet toka, za to kliknemo na opciju "Provjera protoka" i moći ćemo vidjeti i pogreške i upozorenja:
Korak 21
Sada, kako bismo potvrdili da tok ispravno radi, kliknite gumb "Izvrši" i prikazat će se sljedeće:
Korak 22
Tamo vidimo odabranu vrstu predloška, kao i radnju koju treba izvršiti, kliknemo na "Nastavi" i vidjet ćemo neke dodatne opcije:
Korak 23
Kliknite na "Izvrši tijek" da biste izvršili ispitivanja, a rezultat će biti sljedeći:
Korak 24
Ako želimo, možemo kliknuti na redak "Pogledajte aktivnost izvršavanja tijeka" za pristup povijesti odabranog toka:
POVEĆAJTE
Korak 25
Sada je ovaj predložak odgovoran za slanje naše lokacije na adresu e -pošte, stoga ćemo na adresi koju navedemo vidjeti sljedeće:
POVEĆAJTE
3. Opcije tijeka rada u sustavu SharePoint Online
Korak 1
Kad odaberemo kreirani tok, možemo kliknuti na ikonu "Više" i tamo izvršiti radnje kao što su:
- Pokrenite odabrani tok
- Podijelite ga s drugim korisnicima
- Napravite kopiju
- Izvezite ga
- Spremite ga kao predložak
- Analizirajte ga
- Uklonite ga
Korak 2
Kao što vidimo, svaka je mogućnost potpuna i praktična. Imajte na umu nešto važno kako biste bili u toku s obavijestima, mogućnost je korištenja našeg mobilnog uređaja za primanje obavijesti ili uređivanje nekih parametara, za to možemo preuzeti aplikaciju Microsoft Flow na sljedećim vezama. Nakon preuzimanja i instaliranja moramo konfigurirati račun povezan sa sustavom SharePoint za primanje obavijesti.
Uz SharePoint tijek rada integriran s programom Microsoft Flow, imamo brojne mogućnosti za administraciju i kontrolu nad relevantnim aspektima grupne suradnje i svakom stvorenom web lokacijom ili knjižnicom.
